A questão importante a se observar é se essas pessoas estão dispostas a caminhar de mãos dadas com a organização, coisa a que nem todos se dedicam, por conta da impaciência ou porque simplesmente amam a bagunça.
É bem certo que em muitos casos, baixamos alguns documentos da internet ou descarregamos os mesmos a partir de um pendrive e para não tomar um pouco do nosso tempo, lançamos o mesmo no desktop do nosso computador, só por enquanto, mas a verdade é que esse por enquanto perdura e nada destes documentos irem para uma pasta específica que os deixem armazenados de uma forma padronizada.
Organizando os documentos por pastas específicas no computador
Para muitos de nós nem sempre é fácil organizar tantos documentos em pastas no nosso computador, isso porque é uma quantidade enorme de materiais e nem sempre se tem o tempo necessário e a dedicação para fazer um levantamento do que deve permanecer e do que deve ser descartado. Por exemplo: No seu computador você possui imagens, músicas, vídeos, documentos da faculdade e documentos do trabalho.
Nesse caso, como lidar com uma organização correta acerca dos arquivos existentes em sua máquina? Você poderia fazer o seguinte:
Abriria pastas individuais para cada um destes itens, em seguida adicionaria tudo que se identificasse com tais itens e é claro que assim estaria tudo bem mais organizado e consequentemente nada mais estaria espalhado no seu computador. Agora veja bem! E se de repente você possui vídeos de clips de músicas e outros vídeos são sobre documentários de pesquisas acerca de temas diversos, o que fazer?
Nesse caso é fundamental que você crie subpastas. Subpasta é apenas uma pasta dentro da que já existe. Por exemplo: Dentro da pasta vídeos você agora possui uma subpasta com o nome: vídeos de músicas e e uma subpasta com o nome: vídeos de documentários. Isso facilitará bastante a sua busca, visto que em meio a tantos documentos no computador fica fácil de se perder e até mesmo ficar em agonia na bagunça que você mesmo criou.
Quem se utiliza do computador? Ele é pessoal ou é público?
Se o computador é seu, então organiza-lo será fundamental e daí não precisará esquentar a cabeça para por tudo em ordem novamente, a não ser que você queira retornar a bagunça, mas por exemplo: se o computador que se pretende organizar é de uma repartição pública, de um departamento, aí a questão é bem diferente!
1º - Nem todos irão gostar da sua organização.
2º - Você terá de organizar de uma forma que tudo esteja bem acessível a consulta.
3º - Você terá de ter alguém para lhe auxiliar e dizer o que serve e o que não serve.
Se conseguir estes três pontos, então está tudo bem, o que vier após isso será satisfatório. Em muitos ambientes, as pessoas tem um costume de tudo quanto fazem, salvarem e nem se apercebem do acúmulo de futilidades que estão fazendo no computador e isso só complica o acesso aos documentos, pois se os mesmos estivessem bem organizados e sem o armazenamento do que é desnecessário, o documento seria encontrado de forma mais rápida, poupando o tempo de todos.
Sabemos que a organização não é nada fácil, requer tempo e dedicação, mas pensemos no resultado: encontrar tudo quanto se necessita de uma forma mais rápida! Todo esforço vale a pena.
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